Werkwijze efficiënt samenwerken

Helderheid over onze werkwijze

Wie houdt er nou niet van duidelijkheid en transparantie? We leggen je graag uitgebreid uit wat onze werkwijze is zodat we jouw project zo efficiënt mogelijk kunnen opleveren. Op deze manier kunnen we snel starten met een project. Door te werken met verschillende fases en tussentijds met elkaar in contact te blijven over de ontwerpen en uitwerkingen houden we de lijntjes kort en kunnen we snel schakelen voor het gewenste eindresultaat binnen de tijd en het budget.

1. Aanvraag

Elk project start natuurlijk met een aanvraag. Aan de hand van de briefing en beschikbare assets zorgen we voor een passend voorstel. Het voorstel van een eerste samenwerking is wat uitgebreider (zoals deze), maar als we al eens hebben samengewerkt zal de aanvraag korter en bondiger zijn. Lekker to the point, daar houden we van. Wanneer het voorstel akkoord is en alle benodigde assets binnen zijn neemt onze Creatie Manager (project manager) het over en geeft een planning af, zodat je weet waar je aan toe bent en wanneer jullie klaar moeten staan om (tussentijdse) feedback/akkoord te geven.

1.1 Tijdsindicatie

Hoe eerder wij weten dat een nieuwe campagne er aan komt, hoe beter natuurlijk.
Zo kunnen we altijd genoeg tijd reserveren om de deadline van de campagne te halen.
Belangrijk is dat wij, ongeacht de grootte van de campagne, uiterlijk 3-4 dagen voor wij gaan beginnen alle benodigdheden (lees er hieronder meer over) hebben ontvangen om te kunnen starten. 

Deze marge is belangrijk, zodat we kunnen controleren of alle materialen goed bruikbaar zijn, de designer kunnen briefen over het project en eventuele vragen of onduidelijkheden op voorhand kunnen opvangen zodat dit niet voor vertraging zorgt op het project.

1.2 Benodigdheden

Hierboven hebben we het al geïntroduceerd; om te kunnen starten met jullie toffe campagne, hebben we een aantal zaken nodig.

Briefingsdocument
Bij de aanvraag of het eerste contact ontvangen jullie van jouw Account Manager (Bosse of Daan) een leeg briefingsdocument dat moet worden ingevuld. Dit document vormt de basis waar onze designers mee aan de slag gaan. Als er bepaalde teksten, afbeeldingen, of andere wensen verwerkt mogen worden in de creatie, mogen deze in dit document worden beschreven. Als er al ideeën zijn over de campagne, deel die dan zeker! Uiteraard kunnen we starten met een videocall om de wensen te bespreken en met jullie mee te denken over de mogelijkheden.  

Materialen
Naast de briefing is er natuurlijk ook materiaal nodig om mee aan de slag te gaan. Afhankelijk van de wensen van de creatie, kun je hierbij denken aan onderstaande zaken. We werken graag met gelaagd materiaal, zodat we elementen los van elkaar kunnen gebruiken om gave en impactvolle animaties te creëren. Indien er een stijlgids of brandguide is ontvangen we die graag, zodat de creaties voor deze campagne 1 op 1 aansluiten met de huisstijl. 

Een overzicht van de materialen waar we mee werken: 

• Gelaagd artwork met alle losse links toegevoegd en gedeeld
  (zeker bij bestanden als Indesign, After Effects, Illustrator etc. is dit belangrijk)
• Fonts
• Logo’s
• Indien van toepassing: brandguide
• HRES foto’s
• HRES video in MP4
• Teksten en CTA die gebruikt moeten worden
• Aanvullende briefing (het ingevulde briefingsdocument)
  

1.3 Offerte

Op basis van de briefing die is gedeeld met jouw Account Manager (Bosse of Daan) wordt de offerte opgesteld. Bij akkoord kunnen we starten met fase 2 van het project: de Designfase. 

Deze offerte is eenvoudig digitaal te ondertekenen via ons offerte systeem Gripp, zodat we bij akkoord altijd snel kunnen starten. 

Na akkoord van de offerte zullen we de interne voorbereiding helemaal gereed maken. Om deze reden is hier een doorlooptijd van een aantal dagen voor berekend, zodat we de marge hebben op tijd te starten en de deadline voor het project te kunnen behalen. 

2. Designfase

In de designfase gaan we zorgen voor passende creatieve ontwerpen die aansluiten bij je briefing en assets. In sommige gevallen ontwikkelen we in de designfase ook al de master HTML banner/video, zodat je een goed beeld krijgt hoe de animaties en/of interacties zullen zijn. Onze Creatie Manager stuurt vervolgens alles naar je toe voor tussentijdse goedkeuring. Essentieel voor een zo soepel mogelijk proces: we vragen iedereen die het uiteindelijke resultaat zal beoordelen, ook deze designfase te laten beoordelen.

2.1 Tijdsindicatie

Afhankelijk van de grootte van de campagne, neemt deze fase vaak 35% van het gehele project in beslag. Niet te onderschatten dus!

2.2 Werkwijze

De designfase is toch wel de belangrijkste fase van het gehele proces, deze vormt namelijk de fundering van de uitwerkfase. We zullen een design opmaken voor verschillende formaten om een indicatie te geven hoe de creaties worden vertaald naar de uitwerking. Bepaalde stappen worden toegelicht door middel van aanvullend beeldmateriaal om te laten zien hoe de creatie wordt opgebouwd. 

• In geval van video wordt er een master video meegestuurd. 
• In geval van display wordt er een master banner meegestuurd om een indicatie te geven van de interactie en animaties die we willen gaan toepassen op de uitwerking.
• Van de overige formaten worden static designs meegestuurd om een impressie te geven hoe de verhoudingen zullen zijn voor deze creaties.

Bij sommige klanten werken we met bepaalde omgevingen waar wij de content kunnen uploaden, zoals bijvoorbeeld Box. Dit is voor ons handig om alles gemakkelijk op één plaats te kunnen bundelen en voor jou natuurlijk fijn dat je alles bij de hand hebt. We bewegen graag met jullie mee om het voor jullie zo overzichtelijk mogelijk te maken.

2.3 Feedback

Feedback tijd
Zoals in de introductie al is aangegeven, vormt de designfase de basis voor de campagne. Na het delen van de designs, houden we altijd minimaal rekening met 1 werkdag zodat je rustig de tijd hebt om de designs door te nemen. 

Mocht 1 werkdag te weinig zijn, kijken we graag voorafgaand het project samen naar hoeveel tijd jullie nodig hebben om de feedback te verzamelen, zodat we hier de planning op kunnen aanpassen. 

Betrokken personen
Belangrijk is dat alle personen die een akkoord moeten geven op de definitieve creaties in deze fase betrokken worden. Bepaalde veranderingen in de designs zijn namelijk van invloed op de techniek en kunnen extra productietijd (en mogelijke vertraging) met zich mee brengen. Aanpassingen die we natuurlijk voor jullie willen meenemen als dit de wensen zijn, maar deze kunnen van invloed zijn op de planning en deadline, maar in sommige gevallen ook op de offerte.

Verder is het van belang dat wij altijd gebundelde feedback ontvangen in één complete feedback mail, zodat we geen feedback verwerken die elkaar tegenspreekt of van elkaar verschilt.

Type feedback
Feedback in deze fase kan over van alles gaan en is in de ervaring uitgebreider dan de feedback over de uitwerking. Het doel is dan ook dat in deze ronde de feedback genoeg duidelijkheid geeft hoe wij de creaties kunnen gaan uitwerken. 

Denk bijvoorbeeld aan:

• Feedback over de huisstijl
• Feedback over de positionering van bepaalde elementen
• Feedback over de animaties
• Feedback over de teksten

In sommige gevallen komen we er in de designfase achter dat we toch het concept iets willen aanpassen of uitbreiden. In deze gevallen vindt er een extra designfase plaats. We zullen altijd samen overleggen wat de invloed hiervan is op de looptijd en dus de deadline van het project en bij grootschalige veranderingen (in feite een geheel nieuw concept) de eventuele kosten.

Andere werkwijze
Soms kan het zijn dat er meerdere feedback rondes wenselijk zijn, bijvoorbeeld wanneer er gewerkt wordt met een eindklant.
Mocht dit het geval zijn kunnen we samen kijken naar een planning en proces dat het beste werkt om de aanleverdeadline te kunnen halen. We kunnen werken met meerdere feedbackrondes per fase, en hier rekening mee houden met de doorlooptijd van het project. Afhankelijk van de snelheid van het verzamelen van de feedback, houd er rekening mee dat het gehele project kan vertragen.

Het delen van feedback
Beelden spreken meer dan woorden. Voel je dus vrij om printscreens mee te sturen over de feedback van de eerste designs. Hiermee kunnen we de geschreven feedback goed matchen met het visuele aspect van de creatie. 

3. Uitwerkfase

Wanneer de designfase is goedgekeurd, of er duidelijke feedback is die zonder twijfel kan worden toegepast, starten we de uitwerkfase. Hierin gaan we elk formaat helemaal voor je uitwerken. Wanneer deze gereed zijn sturen we alles weer naar jullie op ter goedkeuring. Er kan dan nog laatste feedback worden toegepast om de puntjes op de i te zetten. Om onnodig extra werk (en mogelijke extra kosten en/of vertraging) te voorkomen is het de bedoeling dat in de uitwerkfase feedbackronde geen designfase feedback meer komt omdat we dit dan in alle reeds uitgewerkte creatives moeten toepassen.

3.1 Tijdsindicatie

Afhankelijk van de grootte van de campagne, neemt deze fase vaak 65% van het gehele project in beslag. De designfase is om deze reden erg belangrijk, aanpassingen die veel verschillen van de designfase kunnen veel tijd (en soms zelfs extra kosten) met zich mee brengen.

3.2 Werkwijze

De master banner (of video) die gedeeld is in de designfase geeft voor ons het groene licht om te starten met de uitwerkingen. We zullen de animaties doorvertalen naar de verschillende creaties. 

Indien er bepaalde prio’s zijn, zullen wij hier rekening houden op welke volgorde we de uitwerkingen oppakken. Bij grotere projecten zullen wij deze vaak gefaseerd delen voor de laatste feedback of final akkoord, om de doorlooptijd van het project efficiënt te houden.

3.3 Feedback

Feedback tijd
Ook in deze fase houden we altijd minimaal rekening met 1 werkdag zodat je rustig de tijd hebt om de uitwerkingen door te nemen. 

Mocht 1 werkdag te weinig zijn, kijken we graag voorafgaand het project samen naar hoeveel tijd jullie nodig hebben om de feedback te verzamelen, zodat we hier de planning op kunnen aanpassen. 

Betrokken personen
Belangrijk is dat alle personen die een akkoord moeten geven op de definitieve creaties in deze fase betrokken worden. Bijvoorbeeld een team dat na jouw goedkeuring nog een final akkoord moet geven op de creatie(s), denk aan een marketing team of de directie. 

Verder is het van belang dat wij altijd gebundelde feedback ontvangen in één complete feedback mail, zodat we geen feedback verwerken die elkaar tegenspreekt of van elkaar verschilt.

Type feedback
Feedback in deze fase gaat over de puntjes op de i. Deze feedback neemt een stuk minder tijd in beslag en gaat over relatief kleinere aanpassingen.  

De master versie heeft een goede impressie gegeven hoe de andere creaties worden uitgewerkt, maar het kan natuurlijk zijn dat bij andere formaten het er net even anders uit ziet. Bepaalde elementen kunnen een klein deel worden verschoven, teksten kleiner worden gemaakt, een button een andere kleur gegeven worden etc.

Welke feedback valt dus niet meer binnen deze fase?

De designfase is leidend voor de uitwerkfase. Aanpassingen die hier te veel van afwijken brengen meer productie- en doorlooptijd met zich mee en vormen mogelijk ook een risico voor de deadline. Deze feedback brengen mogelijk extra kosten met zich mee omdat deze niet meer binnen de offerteprijs passend gemaakt kunnen worden. Voorbeelden van feedback zijn bijvoorbeeld het toevoegen van een nieuwe interactie, een extra level toevoegen aan een advergame, de scènes/shots uitbreiden voor een video creatie waardoor deze langer wordt of qua timing veranderd.

Soms ontstaan er in de uitwerkingsfase nieuwe ideeën over het concept, of wil je bepaalde functionaliteiten van de creatie toch net iets anders inrichten. We zullen altijd samen het gesprek aan gaan om te kijken hoe we deze aanpassingen kunnen doorvoeren om de creatie voor jou het best mogelijk te maken. Met het oog op de deadline denken we altijd met jullie mee wat het meest haalbaar is, en wat eventuele bijkomende kosten zijn.

Andere werkwijze
Ook voor deze fase kan het zijn dat er meerdere feedback rondes wenselijk zijn, bijvoorbeeld wanneer er gewerkt wordt met een eindklant.

Mocht dit het geval zijn kunnen we samen kijken naar een planning en proces dat het beste werkt om de aanleverdeadline te kunnen halen. We kunnen werken met meerdere feedbackrondes per fase, en hier rekening mee houden met de doorlooptijd van het project. Afhankelijk van de snelheid van het verzamelen van de feedback, houd er rekening mee dat het gehele project kan vertragen.

Het delen van feedback
Beelden spreken meer dan woorden. Voel je dus vrij om printscreens mee te sturen over de feedback van de eerste designs. Hiermee kunnen we de geschreven feedback goed matchen met het visuele aspect van de creatie. 

4. Optioneel: Doorvertaalfase 

Wanneer er meerdere variaties van een formaat zijn, bijvoorbeeld een andere taal, release datum of doelgroep versie, dan starten we hier pas mee wanneer de master set uit de uitwerkfase 100% akkoord is. Weet dat de doorlooptijd van deze extra versies dus nog wat langer is, maar je kunt de campagne eventueel al starten met de master set.

4.1 Benodigdheden

Voor we kunnen starten met deze fase is het belangrijk dat alles compleet is om de doorvertaling te kunnen doen. Denk hierbij aan de volgende zaken:

• Teksten in verschillende talen
• Teksten betreft verschillende releasedatums
• Ook kleinere teksten, als die van de CTA/buttons
• Is er een andere video van toepassing?
• etc.

Bij grotere doorvertalingen werken wij het liefst met een door ons opgestelde shared Google Spreadsheet document waar we de content in kunnen verzamelen. Hierdoor werken we altijd met de meest recente content en hebben we alle onderdelen bij de hand in één handig overzicht. 

Dit kan al nuttig zijn wanneer een creatie in drie verschillende talen wordt vertaald.

4.2 Tijdsindicatie

De doorvertaling kost in verhouding een stuk minder tijd dan de versies van de eerste uitwerkingsfase. Als alle benodigdheden van punt 4.1 compleet zijn, kunnen wij van start gaan en, afhankelijk van de grootte van het project, de andere fases binnen 1-2 dagen opleveren. 

5. Opleverfase

Wanneer alles is goedgekeurd of wanneer een bepaalde fase van het project is goedgekeurd leveren we deze aan, zodat jullie de creatives kunnen gaan gebruiken. Het verschilt per type creative hoe we deze aanleveren. Bij partijen als Weborama melden wij de creatives bij hen aan en daarna zullen zij weer contact met jullie opnemen om de tags te delen. Bij partijen zoals bijvoorbeeld Google of Facebook leveren wij aan jullie kant en klare banner zips of video files aan die jullie zelf kunnen gaan uploaden.

5.1 Tijdsindicatie

Bij het opstellen van de deadline van het project willen we graag weten wanneer we de creaties moeten aanleveren en wanneer jullie van plan zijn om de campagne live te zetten.

Hiermee kunnen we rekening houden met de afronding en de vervolgstappen die nog nodig zijn voor het inrichten van de campagne van Google of Weborama. 

In de meest ideale situatie houden we rekeningen met enkele dagen speling tussen de aanleverdatum aan onze kant en de datum van live gang, zodat er ruimte is voor de laatste wijzigingen en punten op de i voor de creaties live gaan.

5.2 Succes met de campagne!

We zijn nu helemaal rond en de campagne kan van start.

Indien we werken met interactie of A/B testen, horen we uiteraard graag wat de uitkomsten hiervan zijn zodat we deze lering mee kunnen nemen bij volgende campagnes.

Laten we van deze samenwerking een keihard succes maken!