Werkwijze: aanvraag tot oplevering

Graag weten waar je aan toe bent? Lees hieronder onze werkwijze stappen hoe we van aanvraag tot design tot uitwerking tot oplevering van jouw banner, video en/of static creatives gaan. Wij zijn dan ook graag transparant over onze werkwijze, zodat jij met een goed gevoel die gave aanvraag kan doen.

Dslab creatie stappenplan

Of het nu gaat om Rich Media creatives, IAB banners, Digital Out Of Home, Video ads of Social media ads, de werkwijze is in grote lijnen hetzelfde en deze zullen we hieronder uitleggen. Deze werkwijze geldt dan ook voor zowel kleine campagnes als grote campagnes met veel verschillende creatives.

1. Aanvraag

Elk project start natuurlijk met een aanvraag. In de meeste gevallen stuur je deze per email, zodat alle nuttige informatie snel bij onze experts Bosse of Daan kan worden gelegd. Hoe completer de aanvraag, hoe sneller jij een complete reactie van ons terug kan verwachten.

1.1. Sparren of een brainstorm?

Heb je nog twijfels over de invulling van de creatives of heb je nog helemaal geen idee wat je wil? Voel je vrij om contact op te nemen om even snel te sparren of om een (online) meeting in te plannen met een van onze experts (geheel kosteloos).

1.2. Waar moet een complete aanvraag aan voldoen?

Om een zo compleet mogelijke aanvraag te doen kan je bij ons een briefingsdocument template opvragen waar alles in staat (neem daarvoor contact met ons op). Liever je eigen briefing document gebruiken, zorg dat je tenminste de volgende zaken meestuurt in je aanvraag:

  • Informatie over je bedrijf / product / merk
  • Welke creatie formaten (incl. specs en mogelijk templates) je nodig hebt
  • Wensen van de creatieve content (bijv. Rich Media video banners)
  • Campagne doelgroep
  • Campagne doelstelling
  • Verwachte aanlevering van de materialen bij ons (zodat wij kunnen starten)
  • De creatie aanleverdeadline

Heb je ook al materialen beschikbaar? Stuur ze mee! Dan kunnen wij bij een offerte akkoord waarschijnlijk sneller starten en sneller opleveren! Verderop meer over het goed aanleveren van de juiste materialen.

2. Offerte

Als de aanvraag compleet is zullen we een offerte opmaken en per email toesturen. Deze kan digitaal via ons online platform getekend worden (niet meer printen en scannen dus!)

2.1. Transparant en efficiënt: vaste prijzen

Ruim 95% van onze projecten ontwikkelen we op basis van onze vaste prijzen waardoor je niet voor verrassingen komt te staan. We hebben echter geen ratecard, omdat prijzen door de tijd heen nog wel eens geupdate worden en deze dan niet meer correct is. Je bent echter altijd vrij om op elk moment de laatste prijzen op te vragen van de creatives die je nodig hebt.

2.2. Wanneer op nacalculatie

Sommige projecten maken we alleen op nacalculatie, omdat het lastig is een vaste prijs op te stellen. Dit kost dan niet alleen veel tijd, maar omdat we dan ook extra marge moeten inbouwen voor mogelijke problemen valt dit mogelijk ook nog duurder voor je uit. Nacalculatie is dan het eerlijkste voor beide kanten. Denk hierbij aan de volgende situaties:

  • Een doorvertaling op een reeds gemaakte campagne waarbij je bijvoorbeeld een fase 2 versie nodig hebt met aanpassingen.
  • De meest extreme en innovatieve creatives waarbij we grenzen verleggen en nog onduidelijk is welke mogelijke problemen we tegenkomen.

2.3. Aanvullend verzoek? Aanvullende kosten

Verderop deze pagina kunnen je lezen wat wel feedback is en wat geen feedback is maar een nieuw aanvullend verzoek. Aanvullende verzoeken die extra tijd kosten kunnen mogelijk wel zorgen voor aanvullende kosten. Vooral als ze pas heel laat in het creatieproces naar voren komen en we reeds gemaakte designs of uitgewerkte creatives moeten gaan ombouwen.

3. Planning

Heb je de offerte ondertekend (of laten ondertekenen)? Dan zal Bosse of Daan je koppelen aan Linda, onze Digital Creative Manager. Zij zal jouw aanspreekpunt zijn tijdens de uitwerking van de creatives. Zij is de tussenschakel tussen jou (en je team) en ons interne creatieteam. Vanaf dit moment kan Linda een definitieve planning afgeven, zodat jij precies weet waar je aan toe bent.

Wist je dat we voor onze terugkerende klanten ook vaak tijd in onze planning reserveren? Soms kan een offerte namelijk nog niet gemaakt en getekend worden, omdat de aanvraag nog niet compleet is, maar is wel 100% zeker dat de campagne doorgaat en kan worden aangegeven wat er ongeveer gemaakt zal moeten worden. Zo ben je dus alvast verzekerd van een plekje op de planning en kunnen we de details later afstemmen.

4. Materialen aanleveren

Als je de campagne materialen bij je aanvraag nog niet kon meesturen, wordt dat nu wel noodzakelijk. Zonder materialen kunnen wij natuurlijk niet starten en loop je risico dat de afgegeven planning niet haalbaar is. Voorkom teleurstelling en lever je materialen altijd vroegtijdig bij Linda aan. Uiterlijk 2 werkdagen voordat wij moeten starten, zodat we tijd hebben om het materiaal te controleren en mits nodig aan te geven als we zaken missen.

Lees hier de tips om zo compleet mogelijk de materialen aan te leveren

5. Designfase

Yes we kunnen beginnen nu alles compleet is! We starten met de design fase waarin we jouw briefing en assets gaan omtoveren tot visuele uitingen. We starten vervolgens met het ontwerpen van de aangevraagde formaten (per situatie en klant wordt gekeken of we meteen alle ontwerpen maken of beginnen met de meest uiteenlopende formaten).
Deze designs maken we statisch op en in sommige gevallen maken we ook al een bewegend animatie voorbeeld (in HTML of Video). Hiermee krijg jij een goed beeld hoe de uitwerkingen moeten gaan worden.
Linda stuurt vervolgens alles naar je toe voor tussentijdse goedkeuring.

Essentieel voor een zo soepel mogelijk proces: we vragen iedereen die het uiteindelijke resultaat zal beoordelen, ook deze designfase te laten beoordelen. De designfase moet dus niet onderschat worden!

6. Feedbackronde

Op de aangeleverde designfase mogen jullie feedback geven, zodat we tot een perfect design komen dat we kunnen gaan uitwerken. Ben hier zeker kritisch op het design, want als we in de volgende fase (de uitwerkfase) nog design feedback krijgen kan dat zorgen voor vertraging en in sommige gevallen zelfs extra kosten.

Wanneer de feedback minimaal is of zeer logisch dan starten wij direct met de uitwerkfase. In sommige gevallen is de feedback op de designfase wat groter en dan kan er voor gekozen worden dat we de designs eerst nog een keer updaten en nogmaals door jullie laten goedkeuren voor we verder gaan met de volgende fase.

7. Uitwerkfase

Nadat jullie de designfase hebben goedgekeurd gaan we starten aan het uitwerken van alle creatives in de vorm zoals ze ook opgeleverd moeten worden (bijvoorbeeld in HTML5).

Wanneer deze uitwerkingen gereed zijn stuurt Linda alles weer naar jullie door ter goedkeuring. Afhankelijk van het type creatives dat we maken sturen we deze op in de vorm van een preview URL of bijvoorbeeld de files via Wetransfer.

Wanneer we static of video creatives maken kan het zijn dat de designfase ook de uitwerkfase is en dat het proces daardoor natuurlijk minder lang zal duren.

8. Feedbackronde

In de feedbackronde op de uitwerkfase kunnen de puntjes op de i gezet worden. Hier kan feedback komen op hoe bepaalde animaties zijn uitgewerkt per creatie formaat.

Let wel op dat hier alleen feedback gegeven zou moeten worden op de uitwerkingen en niet op designkeuzes die in de designfase al goedgekeurd zijn. Dit om onnodig extra werk, vertraging en mogelijke extra kosten te voorkomen.

In sommige gevallen weten we dat bovenstaande niet altijd zo in de praktijk werkt (soms voor bureaus die als tussenschakel werken van een adverteerder). Natuurlijk is dit altijd vooraf te bespreken en komen we altijd tot een oplossing.

9. Optioneel: Doorvertaalfase

Wanneer er meerdere variaties van een formaat zijn zoals een andere taal, release datum of doelgroep versie, dan starten we hier pas mee wanneer de master set uit de uitwerkfase 100% akkoord is.
Weet dat de doorlooptijd van deze extra versies dus nog wat langer is, maar je kunt de campagne eventueel al starten met de master set.

10. Optioneel: Feedbackronde

Wie doorvertalingen laat maken kan hier natuurlijk nog een laatste keer feedback op geven. Let wel op dat het in deze fase de bedoeling is dat je alleen nog feedback geeft op de doorvertaling en niet op de rest van de bannerset(s).

11. Aanleveren

Wanneer alle creatives zijn goedgekeurd gaan we deze aanleveren op de gewenste methode. Wanneer nodig kunnen we ook tussentijds een gedeelte van je creatives opleveren (bijvoorbeeld bij een grote campagne waar er verschillende deadlines zijn per creative). Per type creative/publisher/adtech partij kan het verschillen hoe we de creatives aanleveren:

11.1. Weborama banners aanleveren

De previews zijn al door ons gemaakt in het Weborama systeem dus na goedkeuring staan daar de laatste goedkeurde files in. Deze melden wij via het Weborama systeem aan, zodat het Weborama traffic team op de hoogte wordt gebracht. We ontvangen graag van te voren welke e-mailadressen we van jullie (of jullie bureau) in de cc moeten zetten bij het aanmelden, zodat Weborama weet met wie ze contact op moeten nemen voor het vervolgproces.

Houdt er rekening mee dat Weborama tijd nodig heeft om de tags te maken en aan te leveren. Wanneer wij creatives aanmelden betekent dit dus niet dat je direct live kunt. Houdt dus altijd marge in je campagne planning!

11.2. Google Studio banners (Rich Media DV360) aanleveren

Rich Media banners voor Display & Video 360 kunnen we aanleveren via Google Studio. Hiervoor moeten wij ons Studio account koppelen aan jouw Advertiser account waardoor we de ads kunnen doorschieten naar jouw account bij goedkeuring. Dan kun jij er weer snel mee verder!

11.3. Google Ads, Adform en andere HTML5 banners aanleveren

Google Ads, Adform en andere HTML5 banners sturen we in de meeste gevallen in de uitwerkfase al door via ons preview systeem voor goedkeuring. Wanneer alles is goedgekeurd kun je de banners direct uit het preview systeem downloaden en inzetten (lees deze faq pagina voor uitleg hoe dit werkt)

11.4. Static banner, social ads, video ads en Digital Out Of Home aanleveren

Static creatives, Social video’s, Digital Out Of Home en andere video ads leveren we meestal op via een Wetransfer link vanuit ons DSlab account. In enkele gevallen doen we dit ook via ons preview systeem zoals hierboven benoemd bij “Google Ads, Adform en andere HTML5 banners aanleveren”.

12. Oh nee, een probleem…

Onze service gaat natuurlijk verder na de oplevering van de creatives. Stel je komt een foutmelding tegen wanneer je de creatives wil uploaden/inzetten dan helpen we je natuurlijk graag mee om te kijken waar het fout gaat. Mogelijk zat er nog een klein een foutje in een creatie, klopte de aangeleverde specificaties niet of hebben we de juiste specifieke clicktag methode niet eerder van jullie ontvangen. We zorgen samen dat het opgelost wordt, zodat jij verder kan met je campagne.

13. Succes!

Alles alles afgerond is wensen we je natuurlijk veel succes met je campagne. Bij tussentijdse vragen kan je altijd contact opnemen met zowel Linda, Bosse als Daan.

Geen maximaal aantal correctierondes, maar…

Wij hebben niet zwart op wit staan hoeveel correctierondes je mag hebben, omdat we willen dat jij met tevredenheid kan gaan adverteren met onze creatives. Echter hebben we wel grenzen gesteld wat wél en wat géén feedback is én is het belangrijk dat de feedback in de juiste fase komt (zoals te lezen in de werkwijze stappen hierboven).

Wanneer je in het design of uitwerk proces nieuwe features wil hebben die niet besproken zijn in de offertefase kan het zijn dat dit niet als feedback kan worden gezien, maar als een toevoeging op de aanvraag.

Wanneer we zo goed als alles ready hebben voor de oplevering moet je niet opeens komen met drastische design feedback terwijl de designfase al was goedgekeurd. Natuurlijk gaan we je helpen om tot het gewenste eindproduct te komen, maar dit kunnen we dan niet zien als een gratis feedbackronde en zal daarom tegen een meerprijs worden gedaan.

Voordeel van langdurige samenwerkingen

80% van onze klanten komt meerdere keren in een jaar bij ons terug voor nieuwe campagne creatives. Niks werkt dan natuurlijk fijner dan een sterke en langdurige samenwerking waarin je elkaar echt leert kennen. Niet alleen jullie werkwijze, denkwijze en voorkeuren, maar we leren ook echt jullie merk en producten kennen.

We merken dat niet alleen het samenwerken leuker wordt, maar ook het proces vaak sneller gaat. Zowel het aanvragen van een nieuwe opdracht verloopt smooth, het creatieproces kent vaak veel minder feedback momenten én het opleveren kan nog sneller gaan. Fijn voor alle partijen dus!

Bosse Zaal
Product expert & Account Manager

Zin om met ons leuke team samen te werken?

Of wil je samen sparren over een mogelijke opdracht, heb je een dosis inspiratie nodig of heb je een vraag? We helpen je graag op de manier die het fijnste werkt voor jou. Een video call, fysieke afspraak, mailconversatie of telefoontje zijn allemaal goed! Interesse in een uitgebreide inspiratiesessie? Lees dan hier verder.

Of schrijf je in voor de inspiratie updates mailing!

Ontvang enkele keren per kwartaal een innoverende inspiratie update per email met gave cases, nieuwe technieken/formaten, slimme tips en nog veel meer!

Inspiratie Update
Cookie instellingen

Wie optimaal van onze website gebruik wil kunnen maken moet onze cookies accepteren. Je kunt hieronder instellen wat je wel en niet wil accepteren:

Wie wil er nou niet meer van de meest interessante content? Met Analytics weten wij hoeveel bezoekers we hebben en waar de interesses liggen om je in de toekomst nog beter te helpen met juiste content.
We maken gebruik van partnertools om onze website optimaal te laten presteren in het belang van jou als bezoeker.
required
 
 
Wie lust er nou geen cookies? Zelfs je browser heeft ooit honger dus laat ons hem voeden met wat lekkers :)